Bonne pratique pour bien communiquer

Quel que soit le mouvement d’une entreprise, ses relations en interne ou en externe la conduisent à communiquer. L’enjeu est de travailler une communication fondée sur l’efficacité. L’expérience de l’agence OL-Write, sans être unique, se traduit en une série de bonnes pratiques. Lesquelles peuvent être interprétées différemment selon la stratégie de l’entreprise.

Première pratique intéressante : qui communique ? En interne, idéalement il convient de définir une personne de référence, une sorte de porte-parole qui représente tant la position d’une hiérarchie que la vision globale de communication au sein de l’entreprise. Le porte-parole n’est pas le rédacteur en chef. Il peut par contre jouer le rôle du pilote de la communication interne. Un pilote présent tant pour défendre des thèmes à faire valider par sa direction que pour recueillir les réactions finales du lectorat. Qu’il agisse dans une petite ou une grande entreprise, il est bien utile de lui fournir un comité de rédaction composé de reporters internes. Toute l’équipe sera à la barre pour diffuser. Qu’en est-il à l’externe ?



Suite

A l’externe, la vapeur se renverse. D’emblée, il est bien conseillé d’éviter le cliché du porte parole relatant les propos préparés par un comité agissant lui aussi au nom d’un directeur d’entreprise. Une panoplie d’intermédiaires quasi inutile. La communication à l’externe et la mission de porter la parole aux relations extérieures sont les rôles du directeur et du patron de l’entreprise. Il faut avoir le courage de dire adieu au porte parole, chargé par une direction, d’exprimer des réponses toutes faites. Ca sonne faux. La personne de référence à l’externe, pour tenir le micro, est le patron. Le plus bel exemple est d’application dans la communication média : un journaliste préfère toujours s’entendre avec le directeur de l’entreprise ou son coordinateur direct sur le terrain. Faut-il pour autant balayer les ressources humaines d’une communication externe ?…Non, bien entendu. Tout comme à l’interne, il faut définir un comité de rédaction, traduisant les axes stratégiques de la communication de l’entreprise. Ce comité de rédaction peut être enrichi par la présence de coordinateurs de l’activité de terrain, d’un chargé de communication, d’une agence de communication. Toutes ces ressources sont une bonne arme pour bien préparer les différents messages à diffuser à l’externe. Aucun des membres, à l’exception du directeur, ne peut jouer le très bon rôle de « communicateur ». Il faut peut être aussi avoir la franchise de souligner une autre pratique, trop souvent malmenée : dans une réception externe, le directeur et/ou son bras droit immédiat doivent être les derniers à déguster les petits fours. Tous deux doivent être au front pour donner des poignées de mains, pour donner la couleur de l’entreprise, pour diffuser les messages et les réponses soigneusement préparées par le comité de rédaction. Le chargé de communication, l’agence de communication et les coordinateurs doivent être présents « aux fours » et au moulin pour écouter et récolter les fruits de l’information. Qui est vraiment prêt à engager cette pratique stratégique ?